De Aanmeld-API is een koppelvlak voor digitale aanmeldingen naar Magister. Hiermee kan een externe geautoriseerde partij een digitale aanmeldmodule aanbieden waarmee ouders/verzorgers hun kinderen kunnen aanmelden voor een school waarna de gegevens direct in Magister beschikbaar zijn.
Via de koppeling worden de gegevens van nieuwe leerlingen in Magister geplaatst. Deze optie vervangt de handmatige leerlinginvoer of de csv-import leerlinggegevens.
- Het gaat alleen om invoer van nieuwe leerlingen. Het plaatsen van de leerling in een aanmeldingsgroep of het aanmaken van de aanmelding voor een studie, moet daarna nog wel in Magister Desktop gebeuren.
- Als een leerling al in Magister staat, worden met deze koppeling geen bestaande gegevens gewijzigd of nieuwe gegevens toegevoegd.
Beschikbaarheid
De aanmeld-API is in januari 2023 opgeleverd in productie:
- Get There 'Leerlinq' is aangesloten;
- Van Volta 'RegisterPlus' is aangesloten;
- WIS 'LeerlingAanmelden.nl' is gestart met ontwikkelen om te koppelen;
- Tolteek - Digidoor is gestart met ontwikkelen om te koppelen;
- EduLinQ is gestart met ontwikkelen om te koppelen;
- Steets is voornemens te koppelen;
- Heutink is voornemens te koppelen.
Uitleg
Voor de aanmeldperiode voor schooljaar 2023-2024 biedt Magister een koppeling voor het automatisch aanleveren van nieuwe leerlingen door derde partijen. Als partijen hiervan gebruik maken zijn veel minder administratieve handelingen vereist, alle aangeleverde informatie is direct beschikbaar in Magister.
Niet alle genoemde gegevens zijn noodzakelijk voor het kunnen vastleggen van een digitale aanmelding. Meer informatie over verplichte en optionele gegevens is beschikbaar in de technische documentatie die verstrekt wordt aan de externe partij.
Alle gegevens die aangeleverd worden, worden overgenomen in Magister. De gegevens worden waar mogelijk direct op de juiste plaats in Magister geregistreerd. Gegevens die niet één-op-één overeenkomen met een Magisterveld worden op de leerlingdetailkaart ‘Aanvullend’ getoond. Bijlagen worden op de detailkaart Aanmeldingsdocumenten getoond.
De Aanmeld-API zal na uitlevering beschikbaar zijn in de Magister Privacy Manager en kan via die weg actief gezet worden.
Meer acties in Magister zijn niet nodig om de koppeling aan te zetten. Zie hier de handleiding van de Privacy Manager.
Derde partijen die gebruik maken van de Aanmeld-API
Op dit moment is zeker dat de volgende partijen in de Aanmeld-API te koppelen zijn:
- Get There, Leerlinq
- WIS, LeerlingAanmelden.nl
- Van Volta
- Steets
Tabel met velden - bekijk het hier
Uitbreiding
Vanzelfsprekend blijven we voortdurend in gesprek over dit nieuwe koppelvlak en wordt dit verder uitgebreid op basis van de ervaringen. Een mogelijkheid voor het direct aanleveren van documenten (zoals een PDF of Word-document) via de API is gereed en beschikbaar.
Lees ook over 'Handmatig inlezen van lijst met leerlingen voorgoed voorbij'.
Magister Join
Deze nieuwe Aanmeld API-koppeling is onderdeel van Magister Join. Met Magister Join kunt u nog eenvoudiger partners koppelen aan Magister. Wilt u hierover meer weten, neem contact op met uw accountmanager via relatiebeheer@magister.nl o.v.v. 'Magister Join Aanmelden' of vraag direct een offerte aan.
FAQ
Zodra de derde partijen klaar zijn om aanmeldingen via de API aan te leveren. Leerlinq (Get There) is gereed met ontwikkelen. LeerlingAanmelden.nl (WIS) en Van Volta zijn nu in de ontwikkel- of testfase en verwachten vóór 1 maart 2023 gereed te zijn voor gebruik.
De Aanmeld-API zal alleen beschikbaar zijn in de Magister productiedatabase.
In het Leerlingenoverzicht via het filter: Leerlingen zonder aanmeldingen. 
Bij de leerling op de nieuwe leerlingdetailkaart: Aanmeldingsdocumenten.
Bij de leerling op de leerlingdetailkaart: Aanvullend.
Hoe zet ik de Aanmeld-API aan?
Via de Privacy Manager kan een tegel voor een 3de partij aangezet worden (op dit moment Leerlinq).
Dit zal nagenoeg direct zichtbaar zijn in Magister, zodra de derde partij de Aanmeld-API gebruikt.
De Aanmeld-API is gebouwd voor invoer van aanmeldingen en niet om data terug te sturen naar derde partijen.
Formulieren kunnen niet op de kaart Documenten worden getoond omdat die kaart voorgedefinieerde bestandstypes toont. We tonen bestanden die binnenkomen via de Aanmeld-API bewust op de detailkaart Aanmeldingsdocumenten zodat duidelijk is welke bestanden bij een aanmelding geüpload zijn door een 3de partij en u als school niets mist.
Hoe worden stamnummers uitgedeeld aan nieuwe leerlingen die ontvangen zijn door de Aanmeld-API?
De stamnummers worden toegekend volgende de configuratie in Magister Desktop via Beheer > Beheer > Configuratie > Leerlingen - Stamnummer instellingen
Ik ben niet tevreden over de toegekende stamnummers. Wat kan ik doen?
Controleer de stamnummer configuratie en pas deze eventueel aan. Klopt het laagste en hoogste stamnummer? Na aanpassen kunnen de aangemaakte leerlingen via de Aanmeld-API verwijderd worden uit Magister. Verstuur daarna via de 3de partij de nieuwe leerlingen opnieuw naar Magister.
Hoe kan ik in de kolomkiezer zichtbaar maken of een leerling via de Aanmeld-API is aangeleverd?
Hier zijn velden voor aanwezig in de kolomkiezer van het leerlingenoverzicht bij Registraties - Extern - Externe aanmelding - Externe aanmelding.
- Aanmeld-API ID - Is het nummer van de 3de partij
- Code van externe partij - Is het nummer dat wordt toegekend bij invoer van een leerling via de Aanmeld-API
- Gewenste locatie - Is door de 3de partij opgegeven, de locatie waar de leerling zich voor wil aanmelden
- Gewenste opleiding - Is door de 3de partij opgegeven, de opleiding die de leerling wil gaan volgen
Hoe kan ik eenvoudig leerlingen die ontvangen zijn via de Aanmeld-API in een aanmeldingsgroep zetten?
Dat kan via de de collectieve aanmeldingswizard Instroom aanmelden
>Leerlingen > Leerlingen > Collectieve aanmeldingsacties > Instroom aanmelden
- Deze wizard is uitgebreid met twee kolommen die gevuld worden vanuit digitaal aanmelden vo via de Aanmeld-API in de plusmodule Magister Join. Het gaat om de gegevens 'Gewenste locatie' en 'Gewenste studie'.
