Aanmeld-API

Bekijk hier de informatie over Magister Join.

Zodra de derde partijen klaar zijn om aanmeldingen via de API aan te leveren.  Zie de lijst onder 'Beschikbaarheid' voor de status van de derde partijen.

De Aanmeld-API is alleen beschikbaar in de Magister productiedatabase.

Via de Privacy Manager kan een tegel voor een derde partij aangezet worden, in het voorbeeld Leerlinq. Zie voor de beschikbare dedrde partijen de lijst onder 'Beschikbaarheid'.

In het Leerlingenoverzicht via het filter 'Leerlingen zonder aanmeldingen'.

Bestanden worden geplaatst op de nieuwe leerlingdetailkaart 'Aanmeldingsdocumenten'.

Extra gegevens worden geplaatst op de leerlingdetailkaart 'Aanvullend'.

Dit zal nagenoeg direct zichtbaar zijn in Magister, zodra de derde partij de Aanmeld-API gebruikt.

De Aanmeld-API is gebouwd voor invoer van aanmeldingen en niet om data terug te sturen naar derde partijen.

• Formulieren kunnen niet op de kaart 'Documenten' worden getoond, omdat die kaart voorgedefinieerde bestandstypes toont.
• Magister toont bestanden die binnenkomen via de Aanmeld-API bewust op de detailkaart 'Aanmeldingsdocumenten', zodat duidelijk is welke bestanden bij een aanmelding geüpload zijn door een derde partij en u als school niets mist.

De aanmeldingsdocumenten zijn momenteel alleen te benaderen via Magister Desktop. Op termijn zal dit onderdeel ook in de webversie worden getoond.

De stamnummers worden toegekend volgende de configuratie in Magister Desktop via Beheer > Beheer > Configuratie > Leerlingen - Stamnummer instellingen.

Nee de Aanmeld-API staat hier los van.

• Controleer in Magister de stamnummerconfiguratie (Beheer - Beheer - Configuratie - Leerlingen - Stamnummerinstellingen) en pas deze eventueel aan. 
• Klopt het laagste en hoogste stamnummer? 
• Na aanpassen kunnen de aangemaakte leerlingen via de Aanmeld-API verwijderd worden uit Magister. 
• Verstuur daarna via de derde partij de nieuwe leerlingen opnieuw naar Magister.

Hier zijn velden voor aanwezig in de kolomkiezer van het leerlingenoverzicht bij Registraties - Extern - Externe aanmelding - Externe aanmelding.

• Aanmeld-API ID - Is het nummer van de derde partij.
• Code van externe partij - Is het nummer dat wordt toegekend bij invoer van een leerling via de Aanmeld-API.
• Gewenste locatie - Is door de derde partij opgegeven, de locatie waar de leerling zich voor wil aanmelden.
• Gewenste opleiding - Is door de derde partij opgegeven, de opleiding die de leerling wil gaan volgen.

• Dat kan via de de collectieve aanmeldingswizard 'Instroom aanmelden' >Leerlingen > Leerlingen > Collectieve aanmeldingsacties > Instroom aanmelden
• Deze wizard is uitgebreid met twee kolommen die gevuld worden vanuit 'digitaal aanmelden vo' via de Aanmeld-API in de Plusmodule Magister Join. Het gaat om de gegevens 'Gewenste locatie' en 'Gewenste opleiding'.

Wij adviseren eerst de invoer via de Aanmeld-API te laten plaatsvinden en daarna mutaties in Magister uit te voeren.

• De Aanmeld-API kan in dit scenario nog steeds gebruikt worden, echter worden de leerling (en aanmelding)-gegevens niet bijgewerkt in Magister.
• De aanmeldingsdocumenten worden wel toegevoegd aan de leerling in Magister.
• Eventuele ontbrekende ouders worden toegevoegd in Magister.
• Als er bijvoorbeeld een situatie is waarbij er een aanmelding is waarbij een leerling zich aanmeld voor 'studie A' op 'locatie A', dan worden deze gegevens opgeslagen in de Magister-database bij de leerling. Als er hierna een aanmelding binnenkomt van dezelfde leerling voor 'studie B' op 'locatie B' dan worden die gegevens niet bijgewerkt in de leerling in de Magister-database. Beide aanmeldingen worden wel opgeslagen en gekoppeld aan de leerling in de Magister-database.

Ja dat kan, de leerling bestaat dan al in Magister.

• Op het moment dat de aanmelding via de Aanmeld-API dan ook binnenkomt zal bij de verwerking naar de Magister-database de leerling gevonden worden (op basis van BSN of andere standaard set).
• De leerling blijft dan zoals hij is aangemaakt.
• Mocht er verschil zitten in de ouders/verzorgers, bijvoorbeeld via de Aanmeld-API zijn twee ouders opgegeven en in Magister is er 1 ouder aangemaakt, dan zal de extra ouder aangemaakt en gekoppeld worden aan de leerling (de bestaande ouderinformatie wordt ook niet aangepast).
• Documenten die via de Aanmeld-API zijn toegevoegd, worden ook in Magister aan de leerling gekoppeld (Aanmeldingsdocumenten).

Nee, met OSO kan een leerlingdossier aangevuld worden.
Uitzondering: Detailkaart Vooropleiding > Advies vorige school, zie deze FAQ > vraag 23.

• Magister kijkt eerst of de ouder bij de leerling bestaat op basis van de oudereigenschappen zoals achternaam, postcode, huisnummer, geslacht en voorletters.
• Als de ouder niet gevonden is dan kijken we of deze ouder misschien bij een andere leerling al wel bestaat.
• Als er meerdere ouders gevonden worden met deze criteria dan wordt een extra check gedaan of het e-mailadres of mobielnummer overeenkomt. Magister pakt dan hiervan de eerste die overeenkomt.
• Als er geen ouders zijn uit bovenstaande, dan wordt er een nieuwe ouder toegevoegd.

De leerling zelf wordt opgezocht op basis van PGN. Als de PGN niet aanwezig is, dan wordt de leerling gematcht op achternaam, geboortedatum of geslacht.

Het gegeven 'Advies Vorige School' wordt weggeschreven in het memo-veld op de detailkaart 'Aanvullend', Zie tabel gegevensuitwisseling. Echter als er een match mogelijk is, zal de Aanmeld-API het advies ook plaatsen in het veld 'Advies Vorige School' op de detailkaart 'Vooropleiding'.
NB: Als hierna gegevens worden opgehaald via het OSO-overdrachtsdossier wordt het advies in het veld ‘Advies vorige school’ overschreven door OSO.

Leerlingen die via de aanmeld-API binnenkomen krijgen niet automatisch een gebruikersaccount. Dit gebeurt pas na een wijziging of toevoeging in de leerlinggegevens (NAW, contact) in Magister Desktop. Zodra bijvoorbeeld in desktop een e-mailadres of telefoonnummer wordt ingevuld of gewijzigd controleert Magister of er een account is. Zo niet, dan wordt er een account aangemaakt mits de optie 'Automatisch leerlingaccount genereren' is aangevinkt in de Configuratie > Autorisatie.