Vindt u het ook lastig en tijdrovend, wanneer u hebt gekozen voor inschrijven in Magister, dat u de configuratie die u al hebt ingesteld voor keuzelessen in Zermelo in sommige gevallen nogmaals opnieuw moet instellen middels het toekennen van beperkingen op deze zelfde keuzelessen in Magister? Of vindt u het soms vervelend dat er ‘gaten’ in de agenda van de leerling zichtbaar zijn op keuzemomenten in de toekomst waarop nog geen keuze (en dus inschrijving) gemaakt is wanneer u ervoor hebt gekozen om in te schrijven in Zermelo? En tevens dat u leerlingen in dat geval ook nog gebruik laat maken om in te schrijven middels de portal of app van Zermelo terwijl u uw leerlingen het liefste in één applicatie, namelijk Magister, wilt hebben en houden?
Voor al deze ergernissen hebben we inmiddels een oplossing. U kunt namelijk leerlingen, via Magister, nu rechtstreeks op keuzelessen laten in- en uitschrijven bij Zermelo. Dit houdt in dat de keuzelessen, die u in Zermelo eenmalig hebt geconfigureerd en gepubliceerd, rechtstreeks worden geprojecteerd in Magister zonder aanvullende werkzaamheden in Magister.
Hoe werkt dat?
Wanneer u in Zermelo als roostermaker het rooster hebt gebouwd en gepubliceerd naar het Zermelo portal wordt dit rooster binnen enkele minuten, middels de persoonlijke en dynamische roosterkoppeling, in Magister gezet. Dit geldt voor alle afspraken, inclusief de keuzelessen. De vraag is echter nog, wie moeten deze keuzelessen, behalve de lesgevende docent, te zien krijgen? De leerling mag tenslotte in veel gevallen zelf kiezen welke les hij of zij wil volgen op de opgegeven momenten.
Deze keuzemomenten, inclusief de keuzelessen, worden nu live vanuit Zermelo opgehaald en rechtstreeks geprojecteerd in de agenda van de leerling in Magister. Hierdoor is het bijvoorbeeld niet meer nodig dat configuraties voor dezelfde lessen moeten worden ingesteld in zowel Magister als in Zermelo of dat er tijdelijk ‘gaten’ ontstaan in de agenda van de leerling voor keuzemomenten in de toekomst als er nog geen keuze (en dus inschrijving) gemaakt is. De keuzemomenten en keuzelessen die geroosterd zijn worden dus live geprojecteerd vanuit Zermelo in Magister en kijken alleen naar de configuratie in Zermelo. Zermelo bepaalt dus de instellingen en is leidend hierin, Magister volgt deze op. Aanvullende instellingen of configuraties in Magister zijn hierdoor niet meer nodig!
Wanneer leerlingen deze keuzemomenten zien in de agenda in Magister, kunnen ze zich inschrijven op een les door een keuze te maken uit de verschillende aangeboden keuzelessen op dat moment en de gemaakte inschrijving op een keuzeles in Zermelo wordt binnen enkele momenten via de dynamische roosterkoppeling in Magister gezet en zichtbaar in de agenda van de leerling. Hier hoeft u helemaal niets meer voor te doen!
De keuzemomenten en te kiezen keuzelessen worden dus vanuit Zermelo geprojecteerd in Magister en zijn op dat moment niet daadwerkelijk aanwezig in Magister. Pas nadat de leerling zichzelf op een keuzeles heeft ingeschreven verschijnt deze afspraak in de agenda van de leerling en is deze afspraak ook daadwerkelijk fysiek aanwezig in Magister.
Hoe ziet dat er dan precies uit?
Onderstaand ziet u een afbeelding van de agenda van een fictieve leerling gezien vanuit Magister Web voor leerlingen en ouders *. De gekleurde blokjes in de agenda geven de keuzemomenten van deze leerling aan.
U ziet in deze afbeelding dat de leerling 3 keuzemomenten heeft.
Namelijk:
- een oranje op de maandag (om 13:00 uur);
- een grijze op de dinsdag (om 11:00 uur);
- een groene op de donderdag (om 11:45 uur).
Het keuzemoment op de maandag is dus oranje, dit geeft aan dat de leerling nog een keuze moet maken. Er staat ook een keuzemoment op de dinsdag, echter is deze grijs met de aanduiding ‘Geen keuze’ wat aangeeft dat er op dit moment geen keuze meer gemaakt kan en mag worden. Bijvoorbeeld omdat er al een verplichte inschrijving op een keuzeles voor hem/haar gemaakt is door de roostermaker, een maatwerkcoördinator of -beheerder, omdat er geen plekken meer vrij zijn op de keuzelessen om een keuze uit te kunnen maken of omdat de inschrijftermijn bijvoorbeeld verstreken is.
Tenslotte geeft het groene keuzemoment op de vrijdag aan dat de leerling al een inschrijving op een keuzeles heeft gemaakt, maar dat deze ook nog gewijzigd mag worden door de leerling.
* De omschrijvingen van de keuzemomenten en bijbehorende te kiezen keuzelessen zien er in Magister voor OP/OOP in de agenda van een leerling (opgevraagd in detailkaarten of wanneer er meerdere agenda’s naast elkaar getoond worden) vrijwel hetzelfde uit als in Magister voor leerlingen en ouders. Echter met het verschil dat afspraakomschrijvingen van de keuzemomenten zijn geschreven vanuit de OP/OOP’er gezien. Daarnaast kunnen OP/OOP’ers deze keuzemomenten en keuzelessen alleen bekijken en niet bewerken. Daardoor kan een leerling vanuit Magister niet worden ingeschreven door een OP/OOP’er.
Dit wordt (momenteel) niet ondersteund in Zermelo.
In deze handleiding is ervoor gekozen om de afbeeldingen te tonen zoals een leerling deze ziet in Magister voor leerlingen en ouders zodat u de beste ondersteuning kunt geven bij vragen van leerlingen of ouders.
Hoe maakt een leerling een keuze voor een keuzeles?
Wanneer de leerling op een keuzemoment klikt verschijnt onderstaande dialoog in beeld.
In deze dialoog ziet u dat er een duidelijke opsomming wordt getoond van de verschillende keuzelessen waar een keuze uit gemaakt kan worden. Iedere keuze bevat het vak, de docent(en), de locatie(s) en de eventuele roosteropmerking(en) van de roostermaker in Zermelo.
Keuzelessen waarop niet meer ingeschreven kan of mag worden, staan standaard onderaan in de lijst met keuzes, zijn niet meer te selecteren en worden in het grijs getoond.
De leerling schrijft zichzelf in op een actieve keuzeles door de betreffende keuzeles te selecteren en daarna te klikken op de button rechtsonder genaamd ‘Bevestigen’. Wanneer de leerling dit doet sluit de dialoog automatisch en verandert het keuzemoment bijvoorbeeld van oranje naar groen. Hierdoor ziet de leerling direct dat de keuze gemaakt is en de inschrijving succesvol verlopen is. Binnen enkele ogenblikken, maximaal 5 minuten, ziet de leerling daarna de betreffende gekozen les in zijn of haar agenda in Magister verschijnen.
Om een gemaakte inschrijving op een keuzeles te wijzigen doet de leerling dezelfde handelingen als hierboven beschreven staan. Alleen zal de kleur van het keuzemoment nu niet wijzigen nadat de leerling op de button ‘Bevestigen’ heeft geklikt. De leerling had tenslotte al een inschrijving op een keuzeles en heeft na de wijziging nog steeds een inschrijving, maar nu op een andere keuzeles. Dus blijft het keuzemoment groen. Ook deze gewijzigde keuzeles staat binnen enkele ogenblikken in de agenda van de leerling.
Tenslotte kan de leerling op deze wijze de gemaakte inschrijving op een keuzeles ook weer wissen. Hiervoor klikt de leerling opnieuw op het keuzemoment, daarna in de verschenen dialoog op de tekst ‘Keuze wissen’ en tenslotte op de button rechtsonder genaamd ‘Bevestigen’. Ook nu ziet de leerling na deze handeling de dialoog automatisch gesloten worden en de kleur van het keuzemoment veranderen van groen naar oranje ten teken dat er (opnieuw) een keuze gemaakt moet worden. Eveneens zal de gewiste keuzeles binnen 5 minuten verdwijnen uit zijn/haar agenda.
Wat betekenen de verschillende kleuren en iconen?
Onderstaande iconen met bijbehorende kleur kunnen voorkomen op zowel de keuzemomenten als op de keuzelessen. In beide gevallen hebben ze dezelfde betekenis.
Leerling moet nog een keuze maken.
Leerling kan of mag geen keuze maken.*
Leerling mag een keuze nog wijzigen, maar heeft al een inschrijving op een keuzeles.
* Het kan voorkomen dat een leerling de keuze niet kan of mag maken of wijzigen. Dit heeft er bijvoorbeeld mee te maken dat een leerling door de roostermaker, een maatwerkcoördinator of -beheerder in het Zermelo portal (of door de roostermaker in de Zermelo Desktop roosterapplicatie) verplicht is geplaatst (ingeschreven). Maar het kan bijvoorbeeld ook zijn dat de keuze vol zit en er geen plaatsen meer beschikbaar zijn of dat de inschrijftermijn inmiddels verlopen is.
Wanneer een leerling geen keuze kan maken en/of wijzigen, wordt het betreffende keuzemoment niet standaard meer getoond in de agenda van de leerling. Om het keuzemoment echter toch zichtbaar te maken en de betreffende keuzelessen in de dialoog te bekijken, kan er gebruik worden gemaakt van het keuzefilter genaamd ‘Toon keuzemomenten’ aan de rechterkant van de agenda in Magister Web. Hierbij kan er gekozen worden voor de optie ‘ook verborgen’. Nu is ook dit keuzemoment weer zichtbaar.
Wanneer op het betreffende keuzemoment wordt geklikt verschijnt onderstaand dialoog in beeld welke de keuzes duidelijk weergeeft (inclusief de eventuele inschrijving op een keuzeles), maar waarbij er geen inschrijving op een keuzeles meer gemaakt of gewijzigd kan worden.
Deze zelfde weergave ziet ook een ouder wanneer er op een keuzemoment in de agenda van zoon of dochter wordt geklikt of een docent, maatwerk coördinator of -beheerder wanneer dit gebeurt voor een leerling. Al deze rollen kunnen een leerling echter niet inschrijven op een keuzeles, dit mag, zoals eerder aangegeven, alleen de leerling voor zichzelf doen.
Goed om te weten!
Voor deze functionaliteit om als leerling, docent (OP/OOP) of ouder live vanuit Zermelo de keuzemomenten en keuzelessen geprojecteerd te zien in Magister, is een actieve internetverbinding nodig.
FAQ
Hieronder nog een overzicht van de meest gestelde vragen met bijbehorende antwoorden.
Nee, deze functionaliteit, om live in- en uit te schrijven op keuzelessen in Zermelo via Magister, moet geactiveerd worden door Magister. Wanneer u belangstelling hebt om mee te doen aan de pilot kunt u een mail sturen naar roosteren@magister.nl om dit kenbaar te maken. Magister neemt dan spoedig contact met u op en plant met u de livegang in.
Ja, al deze mogelijkheden worden binnen deze functionaliteit ondersteund.
Momenteel kan alleen de rol leerling een keuze maken op een keuzemoment en zich inschrijven op een keuzeles via Magister. Dit kan alleen de betreffende leerling dus voor zichzelf doen. De ouder/verzorger, docent, maatwerk coördinator of -beheerder kan dit in Magister momenteel niet doen vóór de leerling. Dit wordt door Zermelo, vanuit Magister, momenteel niet ondersteund. Eventuele mogelijkheden hiervoor in de toekomst zijn we aan het verkennen. *
Hierdoor kan er geen gebruik worden gemaakt door de docent in Magister Web OP/OOP van onderstaande twee keuzewerktijd plaatsingsmethoden van leerlingen:
De menu optie in Magister genaamd ‘Keuzewerktijd’;
Het keuzewerktijd tabblad van een keuzeles op het lesdashboard bij de docent;
* Er bestaan in Zermelo Desktop/Zermelo portal wel (beperkte) mogelijkheden voor een roostermaker, maatwerk coördinator of -beheerder om een leerling verplicht in te schrijven voor een keuzeles. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar Zermelo.Reden hiervoor betreft het feit dat de keuzemomenten en te kiezen keuzelessen live worden geprojecteerd vanuit Zermelo in Magister en dus niet daadwerkelijk aanwezig zijn in Magister. Pas wanneer er een keuze gemaakt is en deze keuze middels de dynamische roosterkoppeling in Magister is gezet, is deze keuze uiteraard ook zichtbaar in een externe agenda via de Agenda Delen (iCalendar) functionaliteit van Magister.
Reden hiervoor is dat huiswerk in Magister staat en niet in Zermelo.
KWT/maatwerk-rapportage in Magister is maar beperkt mogelijk. Zo is er wel een rapportage te maken hoeveel en welke keuzelessen een leerling heeft gevolgd in een bepaalde periode. Echter kan er bijvoorbeeld geen rapportage in Magister worden gemaakt van de keuzes die de leerling had kunnen maken (maar niet gemaakt heeft).
Reden hiervoor is het feit dat de leerling live in- en uitschrijft op keuzelessen in Zermelo die geprojecteerd worden in Magister, maar dus niet daadwerkelijk aanwezig zijn in Magister. De gemaakte inschrijving op een keuzeles verschijnt daarna wel binnen enkele momenten, maximaal 5 minuten, in Magister middels de persoonlijke en dynamische roosterkoppeling en blijft dan ook fysiek aanwezig. Vandaar kan er alleen rapportage gemaakt worden op gemaakte keuzes van de leerling waarop daadwerkelijk is ingeschreven.
Kan er worden gekozen welke vestigingen/leerjaren/studies/klassen/lesgroepen van mijn school of scholengroep deze functionaliteit willen gaan gebruiken?
Momenteel ondersteunt Zermelo deze functionaliteit alleen per portal. Dit betekent dat wanneer u besluit van deze functionaliteit gebruik te willen maken, dat deze functionaliteit voor alle vestigingen/scholen binnen dat portal actief wordt.
Dit hoeft waarschijnlijk geen probleem te zijn omdat:
1. leerlingen van de scholen die keuzemomenten hebben ingericht in Zermelo momenteel gebruik maken van de app of portal van Zermelo om in en uit te schrijven op keuzelessen en dit vanaf nu, naast Zermelo, ook via Magister kunnen doen.
2. scholen die geen gebruik maken van keuzemomenten in Zermelo hebben dit ook niet ingericht in Zermelo en dus wordt er dan ook niets zichtbaar in Magister voor de leerlingen en/of docenten.
3. voor leerlingen van scholen die gebruik maken van keuzemomenten in Zermelo, zonder dat de leerlingen zichzelf mogen in- en uitschrijven, deze keuzemomenten middels het activeren van deze functionaliteit in Magister vanaf nu alléén maar zouden kunnen raadplegen in Magister. Dit was in het verleden niet zo, echter wanneer leerlingen die keuzemomenten in Magister zien kunnen zij zich nog altijd niet zelf in- of uitschrijven op keuzelessen. Magister blijft vanzelfsprekend de configuratie van Zermelo hanteren. Daarnaast moeten leerlingen in Magister Web ook expliciet de instelling van de agenda zelf wijzigen onder het kopje ‘Toon keuzemomenten’ naar ‘ook verborgen’ om deze keuzemomenten zichtbaar te krijgen in de agenda.
Al met al zullen er waarschijnlijk geen negatieve gevolgen zijn voor scholen die niet van deze functionaliteit gebruik willen maken binnen een zelfde Zermelo portal van scholen die dit wel graag willen. Dit buiten het feit dat leerlingen in het laatst genoemde geval alleen eventueel de niet aan te passen inschrijvingen op keuzes binnen de keuzemomenten zichtbaar in de eigen agenda kunnen maken.
Neem contact op met Zermelo of Magister wanneer u hier meer vragen over hebt.
We raden met klem aan om dit ook niet te proberen! Alle scholen die onderdeel uitmaken van een Zermelo portal dat geactiveerd wordt voor live in- en uitschrijven, dienen aan de nieuwe manier van in- en uitschrijven op keuzelessen in Zermelo via Magister mee te doen.
Samengevat wanneer u gebruik maakt van live in- en uitschrijven op keuzelessen in Zermelo via Magister dient u te stoppen met keuzewerktijd placeholders in Magister te zetten middels de dynamische roosterkoppeling. Anders zullen leerlingen zowel een keuze kunnen maken in Magister als in Zermelo wat tot problemen gaat leiden. Bovendien, zoals zojuist genoemd, zullen alle scholen/vestigingen die onderdeel uitmaken van het portal waarvoor deze functionaliteit actief wordt, mee moeten doen met deze nieuwe manier van live in- en uitschrijven op keuzelessen in Zermelo.
De reden hiervan betreft het feit dat de keuzemomenten en te kiezen keuzelessen live geprojecteerd worden vanuit Zermelo in Magister. Echter vóórdat er door de leerling is gekozen, en op de gekozen keuzeles is ingeschreven, staat de koppeling tussen de leerling en de keuzeles nog niet daadwerkelijk in Magister. Pas nadat de leerling zichzelf heeft ingeschreven op een keuzeles zal de leerling, na enkele ogenblikken, ook in Magister fysiek aan de afspraak waarop is ingeschreven zijn gekoppeld en verschijnt de betreffende keuzeles in de agenda van de leerling vanuit Magister. Dit laatste verloopt via de persoonlijke en dynamische roosterkoppeling.
